Event marketing, czyli promocja poprzez wydarzenia, jest w Polsce coraz popularniejszy. Odpowiednio realizowany daje bowiem bardzo dobre efekty. Zastanawia Cię, ile może kosztować współpraca z agencją eventową? Czy to się opłaca? A może lepiej organizować wydarzenia firmowe na własną rękę? Sprawdź!
Czym zajmuje się agencja eventowa?
Agencja eventowa to nic innego jak firma wyspecjalizowana w organizacji wydarzeń. Zazwyczaj współpracuje z innymi firmami, które chcą promować swoją działalność w ramach event marketingu, ale może też zajmować się prywatnymi imprezami.
Dobra agencja zorganizuje każdy event, począwszy od kameralnego, dopiętego na ostatni guzik spotkania biznesowego, poprzez imprezy integracyjne czy konferencje, a skończywszy na wielkich wydarzeniach plenerowych, imprezach masowych czy eleganckich galach.
Czym się zajmuje agencja eventowa? Szeregiem aspektów, które wchodzą w skład organizacji wydarzenia i wpływają na jego ostateczny kształt. To między innymi:
- wynajęcie obiektu,
- catering,
- obsługa,
- oprawa audiowizualna,
- oprawa artystyczna.
Ponadto agencja bierze na siebie ciężar planowania, tworzenia wyjątkowej koncepcji eventu, a następnie nadzoru nad jego prawidłowym przebiegiem.
ZOBACZ TAKŻE:
Ile kosztuje współpraca z agencją eventową?
Ile to kosztuje? Niestety nie da się określić konkretnej kwoty. Żadna agencja eventowa nie ma ustalonego sztywnego cennika, ponieważ jej wynagrodzenie zależy od wielu czynników. Jest ono naliczane w postaci marży – zazwyczaj im większe wydarzenie i im większe zaangażowanie agencji, tym wyższa będzie opłata związana z obsługą.
Na ogólne koszty eventu składa się wiele aspektów. Należy pamiętać, że wymaga on wynajęcia odpowiedniej przestrzeni i jej przygotowania, zatrudnienia ludzi do obsługi, wynajęcia sprzętu itd.
Wszystko to jest związane z pracą agencji eventowej, która oprócz kosztów pracy ponosi również koszty stałe związane z funkcjonowaniem firmy, np. administracją. Dlatego jej marża zawsze jest wyliczana proporcjonalnie do zasobów i czasu poświęconych na organizację eventu – tak, aby przyniosła zysk.
Jak znaleźć najatrakcyjniejszą ofertę organizacji eventu?
Jak zatem porównać oferty różnych agencji eventowych i wybrać tę najkorzystniejszą finansowo? Poprzez składanie zapytań ofertowych! Powinny one być możliwie szczegółowe – zawierać informacje na temat charakteru wydarzenia, liczby uczestników, celu, jaki ma być osiągnięty oraz wszelkich indywidualnych wymagań. Najlepiej zawrzeć w zapytaniu również swój budżet – dobra agencja eventowa zawsze dostosowuje się do budżetu klienta i proponuje rozwiązania, które pomogą się w nim zmieścić. Bada również oczekiwania i potrzeby, dopiero na tej podstawie opracowując scenariusz wydarzenia i ustalając pewne szczegóły. Wysłanie zapytań do kilku firm zajmujących się event marketingiem powinno więc pomóc w rozpoznaniu, która z nich najlepiej nada się do współpracy przy określonym przedsięwzięciu.
Agencja eventowa – czy na pewno jej potrzebujesz?
A może zamiast płacić marżę agencji eventowej, lepiej jest samodzielnie zorganizować wydarzenie firmowe? W tej kwestii dobrze być bardzo ostrożnym. Organizacja jakiegokolwiek wydarzenia zwykle okazuje się znacznie bardziej złożonym przedsięwzięciem, niż można by przypuszczać. Wiąże się z koniecznością dopilnowania wielu detali i panowania nad wieloma aspektami jednocześnie, co wymaga doświadczenia, a także poświęcenia sporej ilości czasu.
Należy przy tym pamiętać, że aby event marketing okazał się skuteczny, wydarzenie musi być świetnie wymyślone i zaplanowane, a organizacyjnie dopięte na ostatni guzik. Właśnie dlatego zwykle powierza się to zadanie profesjonalistom.
W kontekście kosztów wynajęcia agencji eventowej warto wspomnieć, że wysokość jej marży tak naprawdę nie ma większego znaczenia. Tego typu firmy dysponują szerokimi kontaktami w branży, dzięki czemu są w stanie wynegocjować atrakcyjne ceny za wiele usług. Dzięki temu agencja umożliwia maksymalne wykorzystanie budżetu, zwykle pozwalając na uzyskanie najlepszych możliwych efektów. Dlatego też współpraca z profesjonalistami po prostu się opłaca, oszczędzając czas i pieniądze, a jednocześnie zapewniając oczekiwane rezultaty!
(artykuł sponsorowany)
INNI PRZECZYTALI TAKŻE:
Ten komentarz został usunięty.