Okres pandemii pokazał, jak ważna i korzystna jest transformacja cyfrowa w wielu przedsiębiorstwach. Dotyczy to także kwestii przechowywania firmowych dokumentów, ponieważ dzięki digitalizacji przepływ informacji ulega znacznej poprawie.

To jednak nie wszystko, ponieważ archiwizacja dokumentów w firmie wiąże się również z wymogami prawnymi. W obu przypadkach digitalizacja ma bardzo wiele do zaoferowania.

Optymalizacja procesów

Jedną z wielu bolączek dużych przedsiębiorstw są problemy z prawidłowym obiegiem informacji. Zjawisko to generuje niepotrzebne koszty, marnuje czas oraz energię pracowników.

Nieustanne nieporozumienia i niepotrzebnie długi czas wyszukiwania potrzebnych danych to prosta droga do obniżenia wydajności firmy. Pracownicy, zamiast wykorzystać swój potencjał i energię do realizacji ważnych zadań, przeznaczają swoje zasoby na łatanie dziur w komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa.

Jak temu zaradzić? Idealnym rozwiązaniem jest dobrze przeprowadzona digitalizacja dokumentów w firmie i utworzenie elektronicznego archiwum. W połączeniu z nowoczesnym systemem elektronicznego obiegu dokumentów można wygodnie i bardzo szybko (bez porównania z tradycyjnym, papierowym archiwum) gromadzić, przetwarzać i udostępniać wszelkie ważne informacje.

Dzięki temu firma może skupić się na fundamentalnym celu swojej działalności, rozwoju i zwiększeniu konkurencyjności.

Ułatwienie pracy zdalnej

Doświadczenie pandemii COVID-19 udowodniło, jak istotna dla przedsiębiorstwa jest sprawna i efektywna praca zdalna. Dzięki digitalizacji osoby pracujące poza biurem są w stanie korzystać z wszelkich dokumentów czy materiałów firmowych w każdym innym miejscu (jedynym warunkiem jest dostęp do Internetu). Co więcej, obecne rozwiązania cyfrowe umożliwiają pracę nie tylko z użyciem laptopa czy komputera stacjonarnego, ale także urządzeń mobilnych, czyli smartfonów i tabletów.

Ochrona dokumentów

Klasyczne podejście do przechowywania dokumentów, czyli utrzymywanie papierowego archiwum, jest nieodłącznie związane z ryzykiem:

  • zagubienia dokumentów,
  • uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów,
  • dostępu osób nieuprawnionych.

W konsekwencji może dojść do różnych komplikacji, takich jak opóźnienia w terminowym wykonaniu usługi, problemy z płatnościami czy sprawami księgowymi i kadrowymi. Kiedy zorganizujemy archiwum w cyfrowej wersji, możemy uniknąć wszystkich tych zagrożeń.

Mniejsze wydatki

Nie ma wątpliwości, że praca z archiwum tradycyjnym (dokumenty papierowe) generuje bardzo duże koszty. Dotyczy to przede wszystkim dużych, dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw, ponieważ wówczas konieczne jest zorganizowanie specjalnej, wydzielonej przestrzeni. Chodzi np. o magazyn lub przestrzeń biurową, którą należy w dodatku zaaranżować tak, aby spełnić wymagania dotyczące bezpieczeństwa dokumentów. W tym przypadku digitalizacja dokumentów i utworzenie cyfrowego archiwum umożliwia zaoszczędzenie znacznych sum pieniędzy.

Podsumowanie

Uwzględniając wszystkie powyższe argumenty, digitalizacja dokumentów ma bardzo dużo do zaoferowania przedsiębiorstwom, którym zależy na zwiększeniu swojej konkurencyjności. Warto zdecydować się na współpracę z profesjonalną i nowoczesną firmą, taką jak Pika. Dzięki autorskim rozwiązaniom IT i wykwalifikowanej kadrze, można być spokojnym o aspekty związane
z bezpieczeństwem.

(artykuł sponsorowany)