Polscy przedsiębiorcy coraz częściej są świadomi, że zgodnie z prawem umowy można zawierać przez internet i że jest to bezpieczne oraz wygodne rozwiązanie. Stąd coraz większa chęć do rezygnacji z odręcznego składania podpisu na umowie i oczekiwania, aż zrobią to wszyscy kontrahenci.
Takie podejście blokuje dalsze prace i start projektów. Wciąż jednak proces podpisywania umowy online budzi dużo emocji. Firmom brakuje pewności, kiedy warto i można sięgnąć po narzędzia do podpisywania umów.
Z powodu rosnącej popularności cyfrowych narzędzi zmienia się podejście do podpisywania dokumentów. Dotychczas bardzo często własnoręczne składanie podpisu wiązało się z ich drukowaniem, nie wspominając o późniejszym przechowywaniu. Taka forma wymuszała konieczność dostarczenia papierowych dokumentów do kontrahenta, w efekcie czego złożenie tradycyjnego podpisu z szybkiego ruchu ręką stawało się czasochłonnym procesem.
Było też bardzo nieekologiczną praktyką, wpływającą na zużycie nadmiernych ilości papieru. Na szczęście pandemia przyspieszyła przejście wielu biznesów w tryb online, a firmy i konsumenci z coraz większą otwartością podchodzą do cyfrowych strategii i digitalowych narzędzi.
Umowy – czemu polscy przedsiębiorcy chcą podpisywać je online?
Podpis elektroniczny jest formą podpisu, która nie wymaga papierowej wersji dokumentu. Można nim potwierdzać i akceptować treść umowy, składać oświadczenie woli, oznaczyć autorstwo. Dzięki podpisowi elektronicznemu nie musisz osobiście potwierdzać swojej tożsamości, co stanowi duże ułatwienie i pozwala zaoszczędzić czas. Podpiszesz nim dokumenty w obiegu biznesowym, administracyjnym, a w efekcie usprawnisz swoje działania i zoptymalizujesz koszty.
ZOBACZ TAKŻE:
To rozwiązanie dla każdej firmy, którego zalety dostrzegają przedsiębiorcy, ich partnerzy biznesowi oraz klienci, jak również urzędy. W odpowiedzi na potrzeby rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, które pozwalają tworzyć, negocjować, podpisywać i przechowywać umowy online.
Przykładem może być Pergamin: gdy strony umowy składają podpis online, używając kliknięcia w przycisk „Podpis”, do danego dokumentu zostaje wygenerowany i automatycznie dołączony certyfikat podpisu elektronicznego. Taki certyfikat potwierdza podpisanie dokumentu, a znajdują się na nim dane osoby podpisującej oraz dodatkowe dane, określające moment złożenia podpisu online.
Rosnąca popularność podpisu elektronicznego jest po prostu następstwem rozwoju technologii i pozwala na pożądane – zwłaszcza współcześnie – uproszczenie obrotu prawnego przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i minimalizacji ryzyka. Dotychczas szczególnie niewygodne było dokumentowanie zawieranych transakcji własnoręcznym podpisem, zwłaszcza w sprawach załatwianych z wykorzystaniem internetu.
Uciążliwość składania podpisów i wymiany dokumentów, włączając w to ich wydruk, skanowanie i wysyłkę, stała się wyraźnie zauważalna i w wielu wypadkach co najmniej utrudniała, a niekiedy wręcz uniemożliwiała sprawne zawieranie transakcji.
Również dotychczasowe rozwiązania dotyczące elektronizacji czynności prawnych, przewidujące m.in. zastosowanie tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nie były wystarczające.
Jakie dokumenty podpiszesz online?
Na rodzaj użytego podpisu elektronicznego wpływają przepisy prawa i wzajemne ustalenia między stronami zawierającymi umowę. Niektóre z oświadczeń wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc można podpisać je tylko z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Inne dokumenty da się łatwo podpisać w kilka minut za pomocą kodu otrzymanego w wiadomości SMS.
Na pewno online możesz podpisać najbardziej powszechne dokumenty stosowane w każdej firmie, czyli umowy HR, takie jak umowa o pracę, umowa zlecenie czy umowa o dzieło. W Pergaminie można do nich łatwo wykorzystać ogólnodostępne wzory umów lub tworzyć własne.
Kolejny rodzaj umów łatwych do zawarcia online to umowy agencyjne. Podpisują je zwłaszcza firmy, które rozwijają własną sieć sprzedaży. Na ich podstawie zatrudniają osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, aby pośredniczyły w zawieraniu umów z klientami. Bardzo chętnie z zawierania umów online korzystają firmy odpowiedzialne za najem krótkoterminowy albo umowy sprzedaży produktu.
We wszystkich tych przypadkach bardzo pomocne okazuje korzystanie z narzędzia, w którym w jednym miejscu można tworzyć dogodne wzory umów oraz komentować zapisy umowy, a następnie podpisać je przy użyciu dowolnego podpisu cyfrowego: online lub kwalifikowanego.
(artykuł sponsorowany)
INNI PRZECZYTALI TAKŻE:
Ten komentarz został usunięty.